4个提示作为远程审计员维护快乐客户

由...出版 丽莎Cecen. 2018年7月10日7:10:00

快乐的客户

快乐的客户,快乐审计员......嘿,它不是押韵,但这是真的!在峰会CPA集团,我们在30多个州的审核,我们的审计团队散落于亚利桑那州。我们该怎么做呢?我们远程进行所有审计。那是对的 - 我们从不遇到面对面的客户,只有几乎沟通。要做到这一点成功地在几个关键领域工作。

#1 - 通信
保持客户幸福最重要的方式是良好的沟通。事实上,此列表中的大多数其他提示都以某种方式连接到通信。有必要及时回复客户电话或电子邮件。您可能忙于努力解决其他任务,而且没有时间彻底回答他们的问题或倾向于在那一刻倾向于他们的要求,但至少需要几秒钟才能让他们知道您收到的消息并给予他们估计能够跟进。我喜欢至少承认营业日结束,或在24小时内承认所有沟通。

大多数审计员在客户办公室设置了数天甚至几周的商店。他们接管了会议室,每天都会看到客户面对面。在这种情况下忘记您的审计师几乎是不可能的 - 反之亦然。作为一个远程审计员将您和您的客户之间的距离放在您之间。客户可以将您的请求放在背部刻录机上有点关注在工作中的繁忙时间。如果允许这种情况发生,周可以通过没有任何进展。这可能导致审计比您所希望的要多长时间。一旦审计正在进行审计,将远程审核员在持续通信中非常重要,以便每个人都保持任务。我建议至少每周确保联系 - 只是一个快速的电话或短电子邮件,以提醒客户的审计状况,并让他们有机会根据需要提供反馈或提出问题。在峰会上,我们使用一个良好的工具,称为SmartSheet以进行此类提醒。

SmartSheet是一个交互式清单和文件共享网站,允许审核员和客户端处理相同的打开项目列表。如果他们有评论或问题,他们也可以留下笔记。不再通过电子邮件来回发给彼此仍然缺少的内容,不再需要挖掘旧电子邮件,以查找所需的信息 - 这一切都在SmartSheet上!任何时候客户都需要提醒到待办事项列表中的内容,他们可以检查SmartSheet,在准备好时上传物品,并从列表中查看!这真的简化了收集审计请求列表的令人生畏的任务,这可能很多。我们尽量为客户顺利进行这一点。

#2 - 彻底
由于作为远程审计员,我们主要通过写作沟通,重要的是要记住彻底解释我们所要求的内容,有时我们需要它。解释“为什么”可以帮助客户务必第一次提供您需要的内容。例如,如果您要求薪资报告,因为您想要审查工作时间,请偿还薪酬和扣除,请务必解释这是您需要看到的。如果您只要求薪资报告,他们只能提供净薪酬的报告。请记住,审计对客户耗时,而且这些任务是除了其他职责之外。他们不喜欢花时间聚集,扫描和发送错误的报告,然后必须再次完成正确的报告。  

作为审计师,我们在我们正在审计的领域拥有大量的经验和培训。虽然有时是我们客户的情况,但其他时候它不是。请记住,除非您明确,否则他们可能不知道您需要的内容。拼出单词而不是使用缩写或首字母缩略词。当可能时,使用公共语言而不是行业术语。在峰会CPA集团,我们的审计主要是401K计划。我们可能与一名人力资源主任合作,曾多年处理这些类型的计划,或者我们可能与从未听说过5500的新工资员员工。要耐心,并彻底,并始终鼓励客户问问题。当你找到需要改进的东西时,请花时间帮助他们理解。他们了解审计下的信息越好,您的工作就会更容易。

#3 - 友好
作为一个远程审计员,很容易与需求列表和一系列问题获得业务。由于我们没有看到我们的客户面对面,因此难以展示我们通常用眼睛接触,微笑和小小的谈话来表达一些人格。不要忘记你正在处理的客户是人们,你永远不会太忙,无法开始电子邮件,“希望你度过一个愉快的周末”,或者打个电话,“我打赌天气很美你的地区。“陈词滥调,因为这个可能,一个小小的谈话可以让每个人都放心并转变为谈话。与客户建立一个良好的关系是宝贵的,可以使良好的经验与对他们的糟糕经历之间的区别。

相反 - 提示!如果客户刷掉你的小谈话并想要上班,可以遵循他们的领导。找到每个客户的快乐媒介。

#4管理期望
从“启动”会议开始每个接触。这可能与审计本身有关,但更多参与者的游戏计划。客户什么时候可以开始工作的请求列表?他们的公司或行业是否有忙碌的时期,您需要了解并解决工作?他们是否更愿意通过电话或电子邮件联系?他们是否希望每周,每周更新,除非需要一些东西,否则是什么?他们是否希望将所有任务分配给一个人或他们有一个团队划分工作吗?了解这些事情的前线可以帮助每个人相应地参与计划,以确保审计尽可能有效。让客户快乐的更好的方法是让他们究竟会让他们开心?

总的来说,远程审计过程节省了每个人的时间,麻烦,金钱,并允许客户设置自己的计划。结合上面列出的提示,这使我们的峰会CPA集团审计客户非常高兴!

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