如何避免赔偿&贡献401(k)计划错误

由...出版 峰会营销团队 在2月8日,2021年2:03:28

如何避免赔偿&贡献401(k)计划错误作为专门从事401(k)计划审核的公共会计师事务所,我们多年来从401(k)计划赞助商中遇到了不同的错误。这些错误导致客户的昂贵处罚以及花费大量的行政时间,花费了纠正某些问题。为了防止计划赞助商,从浪费时间和资源来纠正错误,本文概述了在401(k)审计期间发现的一些常见错误以及您如何避免制造它们。更具体地说,本文讨论了我们的赔偿和贡献错误 进行401(k)计划审核时经常遇到。 

继续阅读以了解有关这些错误的更多信息,以及您可以做些什么,以确保您的公司抑制您的拒绝. 

 

赔偿错误以及如何避免它们 

参与者将指示他们的雇主从他们的每份支付期间扣留一定金额,作为选修迟到的401(k)计划账户。   然后,雇主将雇主汇聚到计划提供商的金额,并将其添加到参与者的401(k)账户中作为贡献。这听起来很简单,但通常在确定应使用哪些组件来计算延迟数量时进行错误。要避免此错误,我们建议执行以下操作: 

  • 确定您的计划参与者的赔偿金。 这种行动包括考虑到更明显的赔偿形式,例如每小时工资和工资。但是,您还应考虑其他形式的付款,例如奖金和佣金,并确定您是否希望在您的赔偿定义中包含它们。请记住,无论您按计划文件和采用协议按照您的赔偿如何扣缴,都将扣留。 
  • 在计划文件中定义补偿和概要扣缴指南。 一旦您决定赔偿定义(与您的计划提供商协商,确保定义符合所有联邦和州要求),本定义纳入计划文件。然后,您必须调整您的工资系统以与此定义对齐。例如,您可以决定奖金和佣金是您的计划符合条件的补偿,因此,此额外收入有资格扣缴。另一方面,您可能希望完全排除这些其他付款。在这种情况下,在计算扣缴金额时,工资系统将需要编码为“忽略”这些项目。无论哪种方式,您的薪资团队必须了解计划文件中的定义,并确保Payroll系统和相关程序正常在计算中将此定义应用于计算。如果您决定改变您的赔偿定义以及任何时候有资格扣留的内容,则必须相应地更新计划文件并告知所有员工的变化。

如果您制作了401(k)延迟错误,则采取哪些操作 

如果您为401(k)计划作为计划赞助商的推迟犯了错误,我们建议您与第三方提供商讨论您利用的第三方提供商的错误(这可以是第三方管理员,录音机或其他服务提供商)。告知他们所犯的错误。在详细了解您的情况的具体情况后,请向他们咨询您如何进行修正。他们将指导您通过劳工自愿惩教计划提交自愿更正。这些程序在DOL网站上定义明确,并提供了一项直接的方法来修复这种性质的大多数错误。 

通常,对于与赔偿有关的问题,计划提案国必须从员工付款中资助他们应该扣留的全部或一部分。它们还预计将提供雇主匹配或雇主贡献。最终,自愿更正计划有一个过程,可以帮助您弄清楚您需要多少资金,以便您可以纠正原始错误。

 

如何处理迟到的贡献 

逾期捐款发生在员工支票中扣留金额,然后由雇主持有,然后员工扣留给服务提供商以获取参与者账户。 DOL法规需要大型计划(具有超过100个符合条件的参与者)的大型计划,以便在薪资运行后尽快在行政上可行的员工捐款和贷款偿还。这意味着需要尽快汇集资金,并在每个工资单的一致时间范围内汇总。   

我们建议坐下您的工资团队来弄清楚他们的任务及其时间表,以便您可以了解有关工资流程的更多信息,并确保他们遵守计划一直以避免贡献延迟捐款。在这种情况下,具有适当的控制和程序是必要的;建立合理的时间表来进行工资单并做出贡献,然后坚持下去。我们还要定期查看此过程,并确保执行薪资的任何新雇用或替代品遵循已实施的程序和时间表。 

如果您最终结束了延迟贡献,您可以通过前面提到的自愿更正计划之一来处理它。劳工部有一个在线工具,通过输入相关变量,帮助您计算损失,然后,一旦计算,贵公司将不得不为计算损失的数额资助,以补偿每个参与者的收益,以便他们将增加他们所添加的收益账户如果资金已及时存放。此外,您的公司最有可能最终缴纳与第三方管理员工作相关的行政费用,以完成计算和更正。必须单独处理每个薪酬期,并且每个参与者都会为每个参与者添加的金额,因此这需要很多管理错误来纠正一个简单的错误。

 

在这里共享的建议可以最终将您的公司储存大量的时间和金钱,因为您避免许多401(k)计划赞助商的同样的错误。但是,如果您确实发现自己处于错误的位置并且希望纠正它,请放心,有流程可以让您回到轨道。

 


 

在峰会CPA, 我们了解,计划管理可能对公司的巨大负担,特别是由于大流行所增加的所有复杂性。但是,不要让您的保护措施对您的401(k)计划。计划信托人的重要责任,以确保始终是合规性。目前遵守和行政审查现在将有助于使2021年的开始减少压力。有关我们如何提供帮助的更多信息,请在(866)497-9761(866)联系我们办公室。

 

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