401K审核中的常见错误[第2部分]

由...出版 峰会营销团队 于2020年6月8日上午6:00:00

401(k)审计会计师成功显示:第8集


上个月我们谈到了401K审核中最常见的发现。在这一集中,杰米瑙坐落在峰会CPA审计总监Kim Moore,继续谈话。

即使您不需要审计,此集会也将帮助您了解您需要了解您的员工401K计划。

Jamie nau: 欢迎今天的播客。本月,我们将继续谈论我们在上个月的剧集中谈到了我们讨论了我们在401(k)审计中找到的一些常见发现,主要与赔偿和捐款相关。所以今天我们将经历我们发现的其他结果。再次,我们加入了Kim Moore。 kim你好吗?

金摩尔: 我做得很好,谢谢,杰米,很高兴来到这里。

杰米瑙: 再次,我知道这是一个人类总是感兴趣的主题,因为再次,你听到了审计这个词,并且常见的是人们的想法,我将如何陷入困境?

金摩尔: 我做错了什么?当它是第一次审计时,我们会被人们一直询问。我搞砸了什么?我们经常听到,我是否通过了?

杰米瑙: 通过失败等级,对吗?

金摩尔: Exactly.

杰米瑙: 惊人的。那么你为什么要与你正在考虑的第一个。

金摩尔: 我以为我会从一开始就开始。如果一个人要注册401(k)计划,那么他们必须经历的第一件事就是所谓的资格。我们看到这个区域的错误。他们并不像我们最后一次与薪酬贡献所谈过的一些事情那样普遍,但我们在这里看到错误。大多数计划为员工输入计划的年龄和/或服务要求。还有其他一些东西可以排除,像集体讨价还价的员工一样,员工在一个工会中。我们倾向于看到那方面的错误。但随着年龄和/或服务要求,我们通常指定它们必须是18,19,20,21。这些是最常见的,或者也许没有年龄要求。您可以在任何年龄并输入,然后有时会有服务要求。因此,您需要在三个月,六个月,与雇主一起工作三个月,然后您有资格进入计划。所以第一件事是确保你明白这些要求是什么。确保您的程序是确定资格,无论是计划的赞助商还是由服务提供商完成的东西,因为它可以通过任何一种方式工作,确保谁做到这一点了解规则,并且他们跟随计划文件说。如果您进入并查看计划文件,它就说了除了您在做什么或者您的意思之外,那么您需要修订,以确保您的程序遵循计划文件实际上所说的内容。一些其他领域我们倾向于看到错误,这些都会有点棘手来解释,但如果你有作为实习生的人,或者更常见的季节性员工,也许你会把人们带到圣诞节时间例如,或许在夏天,您有更多的员工,然后他们离开,然后他们明年再次回来,除非你特别排除他们,否则这些人并不一定会因401(k)计划而陷入困境。我们经常听到人们说,哦,好吧,我们甚至没有为我们的季节性人提供计划,或者我们不会向我们提供员工。如果您在计划文件中专门说明这一点,那才允许允许,这通常是人们没有。因此,如果您有基于您的主群员工的人员​​,则要小心的区域。

杰米瑙: 到目前为止,您已经列出了一些我想要确保我们擅长的一些资格要求。因此,可以确保人们符合经验或服务时间来确保人们符合条件。可以确保人们符合年龄的资格是可以的,确保人们符合条件的员工的资格是可以的。所以你可以拨出承包商或季节性或任何其他。是资格要求您所看到的典型要求,或者是否有其他最常见的?

金摩尔: 那些是我们看到的最常见的事情。我们遇到的另一件事,这不是一个计划文件问题,它更多的是一个行政问题,是如果您指定服务要求,所以你不像三个月或六个月,但你再说就像一千个小时你需要工作,然后你有资格在那个时间点之后,你必须小心你如何定义一千个小时。这是一年的一千个小时,还是累积一千个小时?因为就像那些季节性的人一样,有人今年可能会工作200小时。他们明年回来了300个小时,最终,如果他们继续回来,他们会达到那千个小时。我们向人们推荐,如果您完全可以避免设置您的计划,这对您来说更好,因为它只是创造了一个行政噩梦跟踪。但我们有几个计划这样做,这就是他们想要的计划。我们刚才说,如果这就是你所在的,那很好。你只需要确保你遵循你所说的内容,因为我知道我们谈到了最后一集。它再次回到文档。如果您将有一些复杂的东西,您必须确保您准备好的文件并跟上它。

 杰米瑙: 对你来说更多的力量,对吗?

金摩尔: 确切地。如果这就是你想要的,那很好。另一件事我要提到的,这是在资格方面,再次击中你刚才提到的文档,我们建议人们向人们提供计划,因为很多员工可以选择不参加,这很好。这完全是他们的选择。但是,重要的是表明你能够及时向他们提供计划,而且他们实际上却拒绝了,所以他们稍后不会回来,说六年前,我说我想在计划中。你从来没有做过正确的事情并开始扣钱,这可能会导致你在路上很多头痛,并且可能是一个监管噩梦。所以我们建议您有一个表格。也许他们填满了它们,他们放以零,或者他们检查一个盒子,说不,我不想参加,甚至只是保留电子邮件。如果您通过电子邮件提供,只需保留电子邮件并说出嘿,他们从来没有回复我向他们提供。任何适合你的东西。

杰米瑙: 在线怎么样?所以我知道这401(k)计划是通过网站建立的。我知道我们的是。如果我进入那里并达到零,那是好的文件吗?

金摩尔: 那将是。是的,那就是足够的。它可能值得询问您的服务提供商,我怎样才能回去看看?我可以运行报告,或者我可以在线看到它?很多好的网站都会有一个小屏幕,你可以点击一下,或者它将运行一份报告,说这个人在这一天提供,然后通常没有任何东西,因为一个人甚至从未登录过的人足够了。这表明他们提供了。

杰米瑙: 所以有资格的事情。还有什么其他地区?

金摩尔: 是的,让我们继续前进到下一个主题。这是一个非常容易的,它被称为富达债券。每401(k)计划都必须有所称为富达债券。如果您不确定您是否有一个,我们识别人们最简单的方式是与您的保险提供商交谈或查看您的保险文件。寻找名为Erisa Bond,Fidelity Bond,员工,不诚实的债券的东西。我们看到了很多。他们被称为不同的东西,但它是一种覆盖范围,需要作为雇主。它正在涵盖贵公司的人的行为,因为他们正在处理薪水中的资金,然后转移到计划之间,那个介于两者之间,确保他们错误地做任何事情,或者更重要的是,在某些类型的渎职活动中覆盖某人,您可以使用该覆盖范围来帮助偿还损失。希望你永远不需要它。覆盖范围并不是非常昂贵的,但这是一个风险要求。我会说这是一个热门的按钮问题。据报道,5500,无论您是否需要审计。他们检查一下很容易。他们会给你发一封信。再次,你可以用监管机构遇到麻烦。绝对值得调查。你需要确保你有一个纽带。它涵盖了整整一年。这是正确的债券类型。财政部有批准的提供商名单。他们中有一大堆,所以你不应该有任何麻烦,确保你得到合适的债券。然后它必须支付10%的开始计划资产,或者最多金额。所以通常五十万,一百万美元的覆盖范围。再次,我不想吓唬那些美元金额。您将在溢价中付款通常是几百美元。这不是很多钱。绝对值得调查导致它不值得令人损失,因为它不仅仅是它的成本。 

杰米瑙: 如果您是erisa计划,它是必需的。如果您有保真债券,则需要它。所以要做的第一件事就是要确定你有一个。这是第一步。如果您没有,如您所说,有一个提供商列表,因此您可以联系这些提供者。然后,你想确保它涵盖全年。您想确保它以计划的名义,它涵盖了10%的资产。所以那种摘要。现在看起来很重要。立即仔细检查。这是一件很容易做的事情。 

金摩尔: 这是一件简单的事情。请咨询您的保险提供者。如果您发现您没有它,或者您不确定,请调用您的运营商或保险代理人。他们很容易告诉你。要确保的另一件事是检查金额,因为随着计划资产的增长,几年前将是一个好的金额可能需要增加。再次,我们不是在说大美元。再次致电您的保险代理人。只是说嘿,你知道,我需要增加。现在的一些债券是一种自动升级。所以你只需支付一笔费用,它会根据您知道的,如果您需要它,您会覆盖最多。那些是那些很容易修复。

杰米瑙: 这可能是你应该在日历上的东西,每年检查一次。检查金额,查看日期并确保Go很好。这是一个五分钟的过程。

金摩尔: 是啊,就是。下一个区域我们想提到的是被称为歧视测试的东西。我不想花一大堆时间,因为它可以变得非常复杂。但是每年,401(k)计划需要进行一些测试,以确保它遵守IRS要求。它被称为歧视测试,因为它的作品之一是确保计划没有区分较低的员工。因此,他们不希望一个小型企业,这可能拥有所有者或一对所有者,建立一个主要是为了有利于纳税的计划。美国国税局不那样。或者对于一家可能会做同样的公司,而是为了使军官,高级管理人员受益。所以很多这个测试,我再也不会进入所有细节,很多这个测试只是为了确保每个人都被同样对待,它实际上有利于被称为非高度补偿的人与高度补偿的东西人们。所以有必须进行的测试。您的服务提供商会为您做到这一点。你不需要担心如何做到这一点。只需确保您按照指示。如果您有任何疑问,因为您正在使用数据来开始工作,请确保您问它们,因为如果您没有给予正确的数据,那么结果可能不正确,可能导致您的监管在路上朝着道路。所以只需确保您关注他们的指示。如果您有任何疑问,请问他们。通常这些提供商将运行测试,他们会给您回复结果。很多时候他们会指出他们在运行测试时对它们看起来有点奇怪的东西。因此,像一个没有赔偿的积极员工,一个终止员工的活动员工,一个终止员工,没有出生的员工或没有更高的日期,但没有雇用日期。像这样的东西。所以你想看看那些。这通常是一个报告或一封电子邮件,他们可能会发送回来,因为当您提交数据时,可能会将那些东西不正确,也许它无关紧要,但也许它确实如此。所以再看看那些人。有任何疑问,请返回您的服务提供商。确保测试正如您所能的正确。然后在所有这些结束时,他们要么告诉你,你通过了所有的测试,一切都很好。如果是这种情况,我建议您保留副本,或者您确保您的服务提供商保留副本。您需要审计。在DOL或IRS审核/调查的情况下,您还需要它。这是他们要要求的第一件事之一。如果您没有通过测试。因此,您失败了一个或多个测试,存在需要采取的操作。我不会进入所有这些,因为根据计划设置,有不同的选择。同样,您的服务提供商将为您提供指导。如果您有疑问,请调用它们。用它们花一些时间在手机上,但如果需要,请确保采取行动。如果你没有,你会让它在明年那里让你在那里设置问题,因为他们不能像那样离开它。这是他们无法超越的打开的事情,而且如果美国国税局或DOL进入并查看您的计划和/或审计师,可以取消该计划的资格。那么将使计划立即纳税。显然这是一个很大的一步。你绝对不希望发生这种情况。所以这是非常重要的,这些事情可以得到非常复杂的并且很难理解。最好的事情是按照说明进行操作。与您的服务提供商交谈。问很多问题。如果你不明白的话,不要只是说,好吧,我认为这就是他们的意思并与之结合。确保你真的明白需要什么。

杰米瑙: 所以只是为了澄清,所以后果听起来很严重,但听起来这听起来是大学的那些漂亮的教授之一。如果您允许考验,如果您错过了许多您可以返回并纠正它,请右?这就是它的声音。有选择返回并做ABC,然后你要通过测试,这只是第二次。我听说你说的另一件事是你想确保数据是正确的。所以如果他们给你10名没有租历的员工,你可以填写那些租后的日期,给他们数据回来,他们可以重新运行测试并与纠正的结果出来?

金摩尔: 这是正确的。是的,有些取决于你的计划的复杂性,你的计划的大小,如果你有很多高度补偿的人或者可以获得奖金,委员会的人,并且可能波动很多,那么提供者也会让你善待提前进行预先运行或预览该测试。这将让你知道,因为其中一个校正方法是高度补偿的人们必须退出他们的计划,这是很多人不喜欢的。你必须记住,这些是所有者。这些是高级管理人员。这些是你真正不想发疯的人。因此,如果您的提供商提供了这一点,那么尝试利用它是个好主意。这样你可以提前看到。有些人可以做些什么来帮助阻止你到达年底的时间。所以,再次,与您的服务提供商交谈,但这是一个选择。你可能想考虑的东西。

杰米瑙: 是的,绝对。听起来人们需要句柄的东西,因为你要做的最后一件事就是告诉所有员工,他们现在的贡献现在都是纳税。 

金摩尔: 是的。这不是一个聪明的举动。我们想谈论的下一个区域是分配和贷款。这显然是资金出来的计划。大量的次数由网站上的员工直接请求,雇主与他们很少。它本身并不是那么重要。我们建议您看看那些只是为了确保您没有看到异常的东西。你知道,如果你刚刚在大厅里看到乔,那么乔一切都很好,什么都没说,并且突然间你看到乔想要十万美元的分配,你可能想要打电话给乔,说嘿,你知道,我看到了这个。你真的需要这个吗?不是他们无法拿钱,而只是为了保护乔来确保不是你错了的东西。它可能是一个欺诈者。因此,我们建议您查看那些称为艰难提款的双重检查分布。它们是一个特殊的分布类别,困难提款有一些变化。我不会进入所有这些的细节,但这就是一个人正在分配的地方,他们仍然是一名员工,他们需要一个分销,因为它提到困难。所以,可能是可能的,他们可能会从他们家中逐渐被驱逐出境。他们有支付抵押贷款的问题。也许他们有一些巨大的医疗账单。它也可能是一个不是真正困难的东西,但就像上大学一样的东西。所以他们需要支付学费或书籍或类似的东西。所以他们最近有一些好事对此进行了一些改变。如果你有孩子或采用孩子,你可以称之为困难。取决于你如何定义它。但是,在该空间也有一些变化的规则。但是,计划赞助商有很多要求仔细检查并确保它适合标准。他们并没有太大的困难,你核实这是一个合法的要求,无论是什么原因所做的那样,他们真的需要它。因此,如果您进入困难请求,请与您的服务提供商签订,因为他们会知道最新的规则,以及您是否计划甚至允许它们的建议。也许你的计划甚至没有允许艰辛,因为这是可选的。所以要检查的事情。在这个空间里我要提到的最后一件事就是贷款。计划可能允许参与者借贷贷款抵制其账户余额。再次,可选。如此仔细检查。它甚至可能甚至不适用于您的计划。如果它是大多数人经常看到,你知道,参与者,这是贷款,所以他们将偿还他们所采取的金额。他们常常通过工资单建立。所以他们仍然可能为他们的计划做出贡献,或者他们可能不会做出贡献。再次,它变化,但您将在每次支付期间额外收取额外的金额,以帮助偿还贷款。随着兴趣。所以,你知道,这可能会变得棘手。您希望确保在合适的时间启动。您不想在偿还贷款后继续将资金带出薪水,您不一定要知道,因为这是由服务提供商控制的。所以这是一个棘手的地区。如果您之前没有贷款,那么您的第一个,您可能希望拨打您的服务提供商。只是仔细检查。如果您经常经过审核,并且您首次获得贷款,请再次致电您的审核员并要求他们走过这个过程。只是小心,因为它可能有点棘手。时间很重要。所以这是我们想要仔细检查的领域。

杰米瑙: 你今天谈到了很多事情,它听起来听起来像是一个人每个月可以检查的东西,这将是处理这些东西的超级简便。那么像谁在本月符合资格?我们做了所有正确的事情吗?我们有所有文件吗?因为,再次,我们上次谈论了文件的重要性。我觉得今天从今天获得的东西是刚刚每月或季度检查的重要性,只是为了确保一切正常运行。

金摩尔: 绝对地。我们把它作为一个很好的内部控制。这不仅仅是它几乎需要的最佳实践。如果您获得DOL或IRS审核,甚至只是从Summit CPA等人那样的财务报表审计,那就是我们要问的一件事。谁总体负责计划,他们在做什么?你知道,我们不希望他们进入并审计每一个交易,但他们确实需要做一些一般的监控,确保事情正在努力。如果他们看到任何不寻常的东西,那就是他们需要注意的东西。 

杰米瑙: 这听起来像是另一个播客,控制的重要话题。

金摩尔: Yeah. 

杰米瑙: 所以在我们到达之前,我认为你有几个你想谈论的最后一个项目,但我想确保我们的听众有我们的电子邮件地址。所以我们有一个电子邮件地址,您可以发送问题。如果您希望与Kim联系,或者您希望我们讨论一个主题,我们会为听众进行这个节目。所以你可以通过电子邮件发送电子邮件: [email protected]。我们很乐意听到你们的消息。所以Kim,你的任何最终主题?

金摩尔: 是的,绝对,我想回应你刚才所说的。传递任何想法,你真正关心的东西。我们很乐意为您做播客,因为如果你有一个问题,那么可能有一百人在那里有同样的问题。我在清单上的最后一件事是有一些披露需要外出。同样,这些因您的计划和您作为计划的一部分提供的不同选择而有所不同。那些需要分发。这是另一种信托要求。所以请与您的服务提供商保持联系。将其放在您的门户上的待办事项列表中,以便分发这些项目。确保你这样做。确保将它达到合适的人,并再次记录您所做的日期,​​他们去的日期等。一些服务提供商为您做到这一点,那很好。但是,如果没有,你需要确保你正在做的或你的人力资源区的某人正在照顾这一点。我们在5500份申请将到期的时候推出。他们是日历年计划,申请日期是7月底。所以你可能会开始听到5500个问题,并且可能归档。如果是对您的情况,请确保您查看5500.看看。不要只是假设它是正确的,因为我们确实在它们上发现了错误,甚至像计划的名称一样。有一个EIN编号,这是一项税款。数字。确保这是正确的号码,如果这不对,它将导致您的IRS和DOL的各种问题。所以即使是小事,也不认为他们是对的。仔细检查它们。再次,你不是审计员,所以你不一定必然审核表格。只要寻找明显的错误。确保它是合理的。对年。美元兑换权。服务提供商做得非常好,但他们确实偶尔会犯错误。如此仔细检查。我认为其余的东西是几乎是内部控制和最佳实践,我们将在未来的播客中击中这一点。

杰米瑙: 惊人的。这是一个非常好的信息。我认为这些最后两个播客可以让您对您进行平滑审计。我认为在审计中发生的更多结果,所以要越努力,因为你必须回答问题。你必须跟进问题。您必须提供额外的支持。所以你准备好了,并知道你应该寻找什么是超级重要的。所以我很感谢你将所有这些放在一起。

金摩尔: 绝对地。我总是告诉别人,如果你做错了什么,它就在那里,它只是在等待某人找到它。审计员比劳动部门或国税局更好。最糟糕的情况是员工,因为这可能对你有各种各样的坏困难。但最好的事情是首先做到这一点。确保您明白您需要做什么。花一点时间。我知道每个人都忙碌,但它只是需要几分钟的时间来检查一些这些东西,它可以节省大量的时间和努力,罚款和罚款,以及将来的一切。所以现在一点点时间比在稍后的大量时间里好。 

杰米瑙: 是肯定的。再次感谢将所有这一切放在一起金。

 

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