关于所需披露的新DOL规则

由...出版 金摩尔 在2020年6月15日上午6:00:00

正如我们在以前的博客帖子中讨论的那样,401(k)计划的计划赞助商有与披露相关的具体要求,这些要求必须为员工和/或贵公司401(k)计划的员工和/或参与者。 有关必须包含在这些披露中的信息的规则以及所需分布的时间框架没有改变。然而,由于Covid-19大流行,劳工部发布了关于交付这些通知的新规则,认识到许多雇员现在正在家里工作。该规则将在联邦登记册发表后60天生效;但是,DOL已表示,只要他们实施新规定的所有组成部分,它就不会对实施该日期之前实施的公司进行行动。因此,作为计划赞助商,如果需要,您可以立即实施。

那么,新规则是什么?

  1. 公司可以使用电子手段分发通知。这包括将它们发送到 DOL规则smart_phone_custom_block_15337.参与者/员工通过电子邮件,短信或包括在公司网站或Intranet上。请注意,此规则仅适用于 退休计划 (不是健康和福利计划),它只包括DOL通知。 IRS不包括通知。

  2. 这是一场自愿的安全港选举。计划赞助商不需要提交DOL或请求接受来实施。他们可以立即开始使用这些新规则。

  3. 计划赞助商转向电子通知的初始通知必须以纸张格式分发,即将纸张文档移到参与者,通过邮件发送,使用送货服务等。本通知应该说明未来的通知将被电子方式处理。说明要使用的过程。通知必须包括参与者/员工在新流程开始时选择退出电子通知的陈述,并随后随时申请。他们还可以在计划赞助商的任何时候请求记录纸副本,并且必须在没有充电的情况下提供。

  4. 如果要将通知放在公司内联网或网站上,则必须在站点上保留至少一年或直到它们被更新的版本取代。

  5. 如果要将通知放在网站上,计划赞助商必须提供给所有员工/参与者提供的互联网通知。此通知必须描述将发布的信息,并提供指示文档位置的超链接或地址。通知还必须包括退出提供。

  6. 如果使用了电子邮件或文本地址,则系统必须能够验证地址的准确性和可用性。如果拒绝电子邮件或无法再使用电话号码,必须建立一个流程,或者无法传递短信。 

  7. 以上所有要求适用于所有参与者,包括与您的公司终止服务的参与者以及任何可能在该计划下获得福利的受益人。

我们鼓励所有计划赞助商审查这一新规则,因为它可以提供更有效的方法来分配401(k)计划的所需通知。 

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