了解401(k)计划记录守护者

由...出版 峰会营销团队 4月12日,2021年11:00:00

401(k)审计会计师成功显示:第16集


在本月的会计总监,Jamie Nau的召集总监Jamie Nau坐落在Kim Moore的审计主任讨论记录守门员和第三方管理员。这一集发作了我们从客户获得的最常见问题之一 - “我打算雇用/交换机服务提供商时应该考虑什么?”。

我们将深入了解这一点,并讨论您需要知道的所有内容并考虑为401(k)计划管理员。

 

 

 

杰米瑙: 大家好,欢迎今天的表演。来自Kim的另一个伟大的主题,谁是我们在峰会CPA的审计总监。今天,我们将谈论记录守门员和第三方管理员。所以金,欢迎来到节目。我迫不及待地想更多地了解这个主题。

金摩尔: 感谢Jamie,欢迎大家今天的主题。我们想谈谈这一点,因为我有一个问题我的客户很多。如果您是管理员401(k)计划,在几乎所有情况下,他们都使用服务提供商来帮助管理计划。我们今天要谈论记录保留或第三方管理员。他们通过不同的标题,您可以获得不同的服务级别。所以你今天不会在标题上挂断。但这是服务提供商,提供主要与您的参与者相关的服务。因此,他们知道,他们知道,他们知道,进入您的计划和转诊率。他们会处理贷款分布。在大多数情况下,他们也将要做的是您的计划的许多合规活动。所以我们想谈谈这一点。我得到的问题是无论出于何种原因,我并不真正喜欢我拥有的服务提供商,或者也许他们已经改变了人员,他们不喜欢他们被分配到的新人。或者也许它刚刚变得昂贵。可能是各种各样的东西。也许他们犯了很多错误。所以如果我想改变我的唱片者,我们会常常发出问题,我应该寻找什么?你知道,我应该做些什么样的事情,因为我试图做出任何要么改变的决定?如果我要改变,我应该选择哪个新提供者?所以今天我们将要谈论的那种。

杰米瑙: 惊人的。是的,这听起来很令人兴奋。所以,就像你说的那样,改变了很多原因。所以让我们跳进它。那么我们应该在寻找一个新的时候寻找什么?

金摩尔: 那么我当然要指出的第一件事是事实和情况。所以在每种情况下都会略有不同。但是,我们建议您看看的第一件事就是服务提供商的背景,就像您与您可以使用的任何其他提供商或供应商一样。你想确保你正在与一个信誉良好的公司合作。所以你想问他们在业务中有多长时间,他们的背景和经验是多少,他们的工作有多少计划?他们与哪些类型的计划合作?我们还建议参考或者,您知道,也许他们可以为您提供引用,或者与当前客户端交谈,这些客户端可能具有类似类型的服务,提供给您要找的。这样你就可以找到真正的经历是什么样的。我们都知道它是如何与销售人员合作,你知道,他们有史以来最好的,它可能无法真正解决。所以我们建议您做一点尽职调查,并欣赏他们的背景。他们能提供什么?他们有什么样的经验?

杰米瑙: 要求参考我认为是关键,或者至少与另一个人或公司交谈,这与你正在寻找的是你正在寻找的东西。因此,当您请求参考文献时,讨论您所在的公司类型以及计划的大小,以便他们可以参考类似于您的公司。

金摩尔: 是的,绝对。我认识人们有时会有点犹豫,但我们必须为客户提供参考。所以我们将获得新客户,或者潜在客户询问,我可以与几个当前的审计客户交谈吗?想要看看他们使用峰会的经历是什么样的。我们很乐意这样做。我认为大多数信誉良好的企业是。所以我不认为这是不合时宜的要求。有时他们会给你他们准备的罐装参考文献。用一粒盐来养成那些明显的人。但如果你能和个人交谈,那是你知道的最好的路线,如果你知道,你可以让他们同意这样做。

杰米瑙: 我认为对同一行业和规模有一个要求让他们必须更多地过滤它。我知道人们对我们来找VCFO方面而且他们说,我们是一个数字机构,约有300万的收入,我们可以与其他三百万标记的另一个数字代理商交谈吗?这让他们快速浏览他们如何为您提供锻炼。询问有针对性的问题也有点帮助让您远离那些罐头的响应情况。

 

金摩尔: 右,恰好。这里非常重要,因为您有提供不同级别的服务提供商。所以你不想和某人交谈,这可能会得到更多的服务,而且他们付出了更多的钱,你将要少付钱,并期待较少的服务。显然,您没有将苹果与苹果进行比较。所以是的,一个很好的观点。我们建议的另一件事是您向他们询问,并自己思考,您是否希望指定代表与您的计划一起工作?所以如果我有一个问题或我的员工或者我的参与者有一个问题,那就是你知道的,他们将去苏西。苏茜是我的代表。所以我可以和苏西合作。显然,Susie将更好地了解您的计划。他们将知道您的工资单的怪癖,您所在的业务类型,您拥有的员工的类型。与其他人相比,他们将理解您的业务的所有不同复杂性。显然,如果你要这样做,那就花了更多。这可能是一个好方法。它为您提供了许多您知道的额外信息,您可以调用直接号码。因此,这样做的好处有很多好处,但显然它更贵。所以你绝对想要考虑对你有多重要吗?您是否愿意通过指定的代表支付这一点额外的额外费用?但后来你也想跟他们谈论我们在谈论多少钱?有一个指定的代表是什么意思的?我的意思是,只是因为你有一个指定的代表并不意味着他们将是必要的所有交易。这可能意味着,但它也可能没有。因此,如果这是您感兴趣的事情,您真的需要与他们更深入地了解哪种服务级别需要。了解他们将为您提供的服务水平,以便为您提供额外的成本以及您将要支付的费用。另一个想看看。另一个领域,我们含有一堆事情是沟通,培训和尤其是您的参与者的联系。那么这里有些东西问他们是他们可以向你的参与者提供哪些类型的材料?他们有什么书?他们如何提供沟通?他们是否通过电子邮件进行,或者他们只是在他们的网站上放了一堆材料?如果参与者要在网站上看,他们是否可以提供培训?你必须为此付出代价。有些人真的不觉得有必要。他们知道,你知道,真正的技术精明的劳动力,可以去寻找自己的东西。所以那些是你知道的事情,我们认为你应该考虑。我提到了技术精明。找出技术角度出发的选项也很重要。所以今天我们很多人都想在智能手机上做事。所以他们有一个你可以使用的应用程序吗?你知道,如果我只是在我的手机或平板电脑上做基于浏览器的浏览器?也许你是老学校,做更多的纸质类型的交易,也许你的公司喜欢在纸上做事。你知道,如果是这样的话,那么显然你不想和一个会议提供商一起去,我们通过文字和,你知道,手机和平板电脑做事。这听起来有点奇怪,但我们发现有不同的提供商具有不同级别的这些服务。因此,如果您真的想要被纸质为基础,我们有一些客户,您不想与供应商一起使用,这将是电子的,反之亦然。所以,你知道,肯定要考回的东西。您不想签订合同,然后找出它不会上班,因为您没有足够挖掘您将如何与他们沟通。

杰米瑙: 我认为这一决定是真的,或者在企业中做出任何决定,但是与我们的三个优先事项一起进入它。技术是我们最优先事项之一吗?或者纸质痕迹更高一点?了解您为提供商的三大优先事项并询问问题以获得这些回答非常重要。一个计划可能很棒,但对不同的业务不利。

金摩尔: 是的,这不是一个尺寸的任何方式都适合任何手段。技术方面的另一件事是他们的网站。因此,您可能会有几个不同的网站,为您的参与者为您要去注册计划,更改延期率,投资,姓名和地址等方面。然后将成为另一个不同的网站,这是计划将使用的。因此,计划管理员将使用它来批准交易以提交贡献,以查看报告。我强烈推荐你花了一些时间要求他们向你展示这两种网站的演示只是为了看看那里的东西。这是我们谈论的培训材料。了解参与者的信息是多少。了解您的员工作为公司以及您的计划管理员在那里有多少培训材料。你知道,如果在你的员工上的某些人突然落下的那样,你必须带来一个新的,现在你必须训练他们。这将是使用提供商使用资源的机会,但显然只有在它们拥有它们并且它们很容易访问,而且它们非常简单地阅读。所以这是我在网站上寻找的另一件事。也寻找易用性。浏览有多容易?如果您用于监控您的计划,它是否有需要的报告能力?就个人而言,我们都在寻找用户友好且易于导航的网站。这没有什么不同。所以你肯定想在双方考察这一点。确保你看到双方,因为它们会有所不同。他们要么完全或不同的访问级别都是不同的网站。 

杰米瑙: 这是如何运作的?他们经常给你一个演示,你可以让他们漫步吗?然后还给你一周的试用?

金摩尔: 我将再次依赖,提供者及其大小。显然,较大的大小提供商,他们都应该能够向您展示他们的网站。我的意思是,这应该不是问题。但是,较大的提供者,通常他们都喜欢沙箱类型网站。它不会是实际网站,因为显然将有关于它的机密信息,但它会是一个嘲笑,你可以进入一个,你可以在场地播放实际上看着那里的内容。您可以尝试进入新的参与者来查看其工作原理。你可以作为参与者看,看看我是否想改变我的地址是多么容易做什么?较大的提供者将有那种。较小的人可能不是。他们可能只是能够向你展示它看起来像什么。但是,正如我们之前谈到的那样,如果你有点列出了这篇文章,那么这里的东西对我来说非常重要,你知道你的参与者,你知道你自己的工作人员处理计划,你知道他们需要什么。所以,如果你能够在这是我所需要的最重要的事情或者我错过了什么,那么你有一个列表你可以和他们一起过来,然后他们可以告诉你。因此,这将是较小的提供商的另一种选择。您要考虑的另一件事是安全性,并处理访问权限。访问权限是什么?所以ID密码,你知道,ID的强度有多强,多久进行更改密码?他们需要什么样的密码力量?知道所有这些基础都没有什么不同。如果您是一个更大的提供商,我会考虑将一些人员带入谈话,并让他们看看安全控制。你知道,在这个提供商上与IT专业人士交谈,因为您将在此后来进行一些非常机密信息。你想要拥有的最后一件事是违反它的影响你的公司,因为最终你将负责。如果违反并公开了贵公司或您的员工信息,显然这将是您的问题。所以安全非常重要。然后这会带来另一个区域,这是一个控制。该提供商将为您做大量的交易工作。您希望确保他们有熟练的人员,他们有良好的过程,良好的系统和良好的控制。您不想将您的计划翻过来对某人,然后他们开始发出很多错误。这不仅仅是一个问题,它本身也是一个问题,它会为您提供大量的管理时间让您获得纠正的行为。你将不得不倾听你的员工抱怨。所以,你知道,这只是一条你不想下来的道路。现在,你可以在这里做几件事。他们可能有一些关于他们的控制的书包或书面材料以及如何运作。有一些称为SOC报告的东西。所以,如果这是一个更大的提供商,我会在我的名单上询问他们。如果你这样做,那将明确铺设他们所拥有的控制。根据报告类型,它甚至可能有一个关于控件的独立会计师的意见,他们会测试它们,以便这将是您最好的选择。很多较小的CPA都不会那样。所以你肯定可以与他们进行对话。您可以要求他们走过一些这些类型的交易。如果我有新的员工,我该怎么办?我会如何签署它们?在有人想要拿出贷款时,你打算怎么办,那是如何工作的?这将为您提供他们要做的事,您将要做的事情以及到位的控制。所以你可以询问他们的问题,如果我的员工试图这样做,你真的不应该让他们拿出贷款。你怎么抓住这个?你知道,问那些领先的问题,看看它们是如何回应的。

杰米瑙: 我想在我的脑海里,也许我在这里离开了,但是在你涉及员工信息并在您处理机密信息时,我不确定我想去一个不起作用的提供者T有审计SOC报告。我的意思是,你也会推荐的东西,或者你对此是什么?

金摩尔: 我认为这取决于贵公司的大小和计划的规模。我的意思是你可能无法负担能够提供SOC报告的较大提供商。它们非常昂贵。如果您不能进行这种费用,并且您有一个较小的提供商,您只需要花时间来调查这些控制。那么,你在这里有一点规模,你正在重视我想把我的时间放入多少钱?如果您在贵公司的人员与计划中合作,他们真的了解它,他们知道交易,他们很好处理自己,很棒。但如果你有人真正依靠服务提供商那么依靠服务提供商,你也必须考虑他们有多少知识,他们能做的评价有多好,因为他们可能无法真正了解了什么控制那里。这么又一次,这是事实和情况。你将不得不决定自己。但绝对,安全问题是一个巨大的人,因为在今天的一天和年龄我们每天都在新闻中看到它,某人被攻击的情况,数据出来,只是想象一下,只想让你的员工传达这一点。所以这只是一个你不想下来的道路。所以肯定需要考虑的事情。我们提到了监管,我在我的清单上的最后一件事是符合符合性的。所以不仅可能,这个提供商将为您做大量的合规活动。所以他们会做准备你的5500的事情。他们甚至可以为您提出。他们将进行歧视测试。他们可能需要处理歧视测试的修正,他们会帮助审计支持。如果您需要审核,他们将帮助您确定您需要审计吗?然后如果你这样做,他们会帮助获得审计或文件。有不同的披露需要提供。他们要准备那些。如果那些不正确,那么你就是为赞助商罚款,你知道,提供不准确的披露。他们可以分发披露。所以,你知道,它只是依赖于他们要提供的服务级别。但是我提到的那些事情中的每一件事,如果他们没有正确完成,或者他们没有及时完成。这些人也不太可能准备计划文件。所以你想确保他们知道,再次回到背景和经验,因为计划文件说是你必须与之相处的东西。所以你不希望你要告诉他们的人,这是我想要的所有规定。然后他们离开了。这不是他们在文件中所投入的东西。他们把别的东西放了一下。好吧,现在你必须忍受任何你不想要的规定,或者他们不是你想要的那些。它可能是非常昂贵的。你知道,他们可以把你需要推迟的东西,你不想推迟的补偿。所以现在你必须弥补这种差异。所以这是你雇用他们的核心。所以问他们是非常重要的,他们要做什么,他们是怎么做到的?他们有什么背景?它们有多熟练,也在避免潜在的误解。所以你认为他们要分发所有这些披露。这不是他们同意的事。所以没有人分发它们。然后您到达审计或监管审查,每个人都在其他人中。所以,这是一个非常重要的讨论。我们看到了这一领域的大量错误。所以绝对是一个你想要跟进的地区。

杰米瑙: 那么您通常会获得签署的合同或协议,以指出提供者将要做的所有事情?这是你可以由审计员经营的东西,并说这是他们所展示的吗?这是足够的吗?

金摩尔: 是的,绝对。通常有人称为服务协议。通常是一个单独的协议,可能存在倍数。因此,他们可能对不同的组件具有不同的协议。是的,绝对。你可以做到这一点。你知道,你可以要求那些副本,说,嘿,我想看看,你知道,如果你有一个法律部门,那些协议看起来像什么。绝对地。你想用它们运行所有这些东西。或者,你知道,如果你有一个外面的律师,那可能是值得他们只是仔细阅读它,因为它可能是非常昂贵的。如果你在这里犯错误,请在以后修复它可能是非常昂贵的。所以花一点时间,甚至是赚钱。这可能是你的好处。

杰米瑙: 这是一个伟大的提示。真实快,我知道你说你有一个话题。我想在那里扔掉我们的电子邮件地址。所以我们一直在寻找新的主题和客人。所以要伸出金我们的电子邮件是: [email protected]我们很乐意听取您的意见。

金摩尔: 是的,请伸出援手。所以要把它包裹起来。毫无说说,你想谈论成本。我的意思是那可能位于每个人的名单的顶峰。显然,您想考虑他们提供的是您将被收取的内容,并且是合理的,而且你知道,谁将支付成本,你是否会向参与者收取或者是那么糟糕公司要支付?因此,那些是您要确保您理解的领域,所以在他们对您的参与者收费以及您认为您正在支付的内容并没有误解。所以不要花费大量的成本时间,因为我认为大多数人都可以想到这一点。

杰米瑙: 真实快速。这听起来像是从以前的事情看,你说那里有很多品种。价格将根据您正在寻找的内容而变得更大。

金摩尔: 绝对地。通常,它们将为您提供它,就像任何其他服务提供商一样,那种不同的服务级别。所以这是那种更便宜的版本,如果你愿意。显然,这将有更少的服务,然后他们会有,你知道,也许是一条中间的道路,然后是一个更昂贵的服务,或者你知道,谁知道有多少品种和不同的提供者,因为你可能是多少品种和不同的提供者要去购物。您可能至少会与两三个不同的提供商交谈,他们也会对此进行不同的变化。所以,一个尺寸不适合这里。你可以思考,我想要,你知道,也许是下端,他们向你展示了中间的东西。你就像,我甚至认为我能拥有那样。我觉得它是值得的,即使你爱你的提供者,你没有问题,也不会幸福去购物,也许你最终开始的地方。但是,环顾四周来说不是一个坏主意,因为可能有你目前的提供商无法提供其他人可以的东西。

杰米瑙: 或者他们可以提供你刚刚要求的。所以也许你学会了你可以回到您的提供商的东西,看看他们是否可以为您提供。

金摩尔: 是的,绝对。好点子。我想要的最后一件事,这不是人们通常做的。它可能不是大多数列表的顶部。但就像你要离开一个提供者并去另一个提供者一样,在你与潜在的新提供者交谈时,你想从他们那里发现,如果我和你一起签名,我会和你在一起一段时间然后无论出于什么原因,我决定我想去其他地方。他们现在坐在很多数据上,可能是数年的数据。目前的员工是前雇员,他知道他们会坐在什么样的数据,你可能会在一年中离开。所以现在我要去一个不同的提供者。你已经有了一年的数据。我必须把它送到其他提供者。所以,如果我和你一起签名,那么后来我做出决定搬走,那个过程看起来像什么?你打算什么同意帮助我?因为我们所看到的一件事,我们经常看到这个相当的,是,无论出于何种原因,我们的客户将从提供商切换到另一个提供商。他们不考虑那个时间。他们没有考虑合规问题,他们根本没有考虑过渡。他们认为你就像你一样改工工资提供商。所以我们发现人们思考,只要我通过那份公司的最后一个工资单位,我正在与B公司开始我的下一次工资单,这就是我真正需要担心的一切。这是一个巨大的错误,因为在年底,只是想到你的工资单。您必须生产纳税报告,您必须支持监管要求。你知道,我将作为审计员进来,并说我需要从一份报告开始。哦,我们切换提供商。我没有那个。因此,在您与新的提供商交谈时,非常重要,您认为前面的两个步骤。如果我稍后说,会发生什么,无论何种原因,我都会切换到另一个提供商?这是如何工作以及他们要提供多少支持?我们通常看到的是,一旦您告诉您当前的提供商嘿,我做出了决定,我将在这里搬家,他们有点洗手,因为很多付款停止了。所以你不再支付它们了。所以很难让他们支持这种转变。这并不总是这种情况,但它确实经常发生。  

杰米瑙: 这是一个很好的话题。始终如一地提供信息。任何决赛思想?

金摩尔: 就在您开始使用这些对话之前,制作列表。看看你有什么,看看你没有什么,你喜欢什么,然后只有那里的开始。成本很重要,但它不应该是最重要的决策者。这个计划非常重要。对员工来说,对参与者来说很重要。它受到高度监管的。因此,正确实现这是非常重要的,因此需要一些时间来真正投资寻找正确的提供商。

杰米瑙: 好吧,很棒的话题Kim,我们很快就会再次谈谈。 

 

 

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